E-Mail-Knigge

  Von Nicole – Lesedauer: 7 Min.
 
Sie wollen mit Ihrer E-Mail glänzen? Zum Beispiel im Rahmen einer Bewerbung? Oder müssen mit Ihrer Professorin/Ihrem Professor an der Uni per E-Mail kommunizieren? Dann sollten Sie ähnlich wie beim "Knigge" auch ein paar grundsätzliche "Benimmregeln" und Verhaltensstandards in der E-Mail-Kommunikation beherrschen.

Bevor wir gleich auf die Inhalte und konkreten Elemente professioneller formeller E-Mails eingehen und dabei auch auf die Dos und Don'ts schauen werden, sollten wir zunächst ein wichtiges Basic klären, das für Ihre E-Mail-Kommunikation essenziell ist:

Seriöse E-Mails brauchen eine seriöse E-Mail-Adresse

Tatsächlich ist gerade in einem formelleren Kontext eine seriöse E-Mail-Adresse empfehlenswert. Also nicht Ihre uralte E-Mail-Adresse mit Fantasiename oder Spitzname von anno dazumal, sondern eine E-Mail-Adresse, die sich typischerweise aus Ihrem Vornamen und Nachnamen zusammensetzt und dann z. B. emilieeckstein@...lautet. Häufig besteht sie auch aus dem Anfangsbuchstaben des Vornamens sowie dem Nachmanen, also z. B. e.eckstein@...

Durch die Verwendung Ihres Namens schaffen Sie einen Wiedererkennungseffekt, Sie lassen sich leichter identifizieren und Ihre E-Mail droht auch nicht, versehentlich als Spam abgestempelt zu werden.
 
Sollten Sie noch keine seriöse E-Mail-Adresse besitzen: Bei GMX können sie sich kostenlos für mehrere E-Mail-Adressen registrieren. Und diese auch parallel in einem GMX Hauptpostfach verwalten. Und Sie können diese zusätzlichen E-Mail-Accounts natürlich auch in Ihrer GMX App einbinden!

Dies wäre der erste Schritt. Nun kann es losgehen, legen wir eine neue E-Mail an!

Kurzes How-to des E-Mail-Schreibens

Sie fragen sich: Wie starte ich eine E-Mail? Grundsätzlich ist das Aufsetzen einer neuen E-Mail bei den meisten E-Mail-Anbietern kinderleicht. Auch in Ihrem GMX Postfach können Sie supereinfach E-Mails schreiben, und versenden.

Möchten Sie eine neue E-Mail im Postfach (www.gmx.net) verfassen, klicken Sie oben links auf den blauen Button "E-Mail schreiben". In der App tippen Sie zum Erstellen neuer E-Mails auf das Papier-mit-Stift-Symbol.

Möchten Sie direkt und zeitsparend auf eine E-Mail antworten, nutzen Sie die Funktion "Sofort antworten" unterhalb der E-Mail.

E-Mails individuell gestalten

Wie Sie am besten eine E-Mail schreiben und gestalten, hängt davon ab, an wen und zu welchem Zweck Sie sie versenden. Vor allem, wenn Sie private E-Mails an Freunde oder die Familie schreiben, stehen Ihnen bei GMX viele kreative Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, z. B. verschiedene Schriftarten und -größen oder eine große Auswahl an Smileys. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Bilder und Links in Ihre Nachrichten einzufügen. Z. B. auch direkt aus Ihrer GMX Cloud im Postfach.

Mit Formatierungsmöglichkeiten wie etwa verschiedene Textausrichtungen oder nummerierte Listen können Sie aber auch Ihre formellen E-Mails optisch aufwerten, gliedern und so den Lesefluss verbessern. Nutzen Sie unbedingt auch die Rechtschreibprüfung für Ihre E-Mails!

Übrigens: Sobald Sie eine neue E-Mail bei GMX aufsetzen, wird diese automatisch als Entwurf im Postfach zwischengespeichert. So können Sie Ihre E-Mail auch jederzeit unterbrechen und müssen sich keine Sorgen machen, dass Inhalte verloren gehen.

Mehr Infos zum Thema E-Mails schreiben und versenden bei GMX finden Sie in der GMX Hilfe!

Widmen wir uns nun dem Inhalt und Aufbau Ihrer E-Mail. Überlegen Sie sich dafür zunächst, wen genau Sie in Ihrer Nachricht adressieren:

Korrekte Anrede in der E-Mail

Wie schreibe ich ein Anschreiben in einer E-Mail – was ist die richtige Anrede?

Vor allem bei geschäftlichen und formellen E-Mails ist es entscheidend, hier einen professionellen Ton zu treffen. Und ganz besonders dann, wenn Sie in Ihrer E-Mail erstmalig Kontakt mit Ihrem Gegenüber aufnehmen – z. B. bei einer Bewerbungs-E-Mail.

Achten Sie hier auf die richtige Anrede, können Sie mit dieser kleinen aber wichtigen Formalität den Grundstein für eine weitere gute und erfolgreiche Kommunikation legen. Es zeigt Ihrem Gegenüber, dass Sie aufmerksam sind und auf Präzision achten.

Beginnen wir also mit der korrekten geschlechtsspezifischen Anrede. Bei formellen E-Mails wäre dies:

"Sehr geehrte Frau ..." bzw. "Sehr geehrter Herr ..."
Adressieren Sie beispielsweise im akademischen Umfeld eine Person mit Doktortitel, so sollten Sie diesen Titel auch korrekterweise nutzen.

In diesem Blog-Artikel finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Professorin oder Ihren Professor korrekt adressieren.

Haben Sie keine konkrete Ansprechperson, so gehen Sie mit "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Nummer sicher. Bei einer Arztpraxis wäre z. B. auch ein geschlechtsneutrales "Sehr geehrtes Praxis-Team" denkbar.

Apropos geschlechtsneutrale Anrede in E-Mails …

Möchten Sie Ihre E-Mail geschlechtsneutral an eine bestimmte Person adressieren (z. B., weil diese es ausdrücklich wünscht), ist diese Anrede gängig:
"Hallo [Vorname Nachname]" bzw. "Guten Tag [Vorname Nachname]".
 

Bitte nur E-Mails mit relevanten Informationen versenden

Nachdem Sie die korrekte Anrede formuliert haben, geht es an den Inhalt Ihrer E-Mail. Aus "Knigge-Sicht" ist es rücksichtsvoll, wenn Sie sich im Textteil Ihrer E-Mail auf das Wesentliche beschränken.

Stellen Sie sich bei Ihren E-Mails also immer die Frage:

"Welche Informationen in meiner E-Mail sind für den Empfänger/die Empfängerin relevant und welche nicht?"

Versuchen Sie direkt auf den Punkt zu kommen, vermeiden Sie lange Herleitungen, auf gut deutsch: "Schwurbeln Sie nicht herum." Schildern Sie Ihr Anliegen so, dass der Empfänger direkt erkennt, um was genau es geht und was er oder sie tun soll.

Der Schreibstil: Knapp, prägnant und höflich

Eine höfliche und respektvolle Sprache ist entscheidend. Selbst wenn die Angelegenheit dringend ist, sollte der Ton stets professionell und höflich bleiben. Vermeiden Sie dabei jedoch Unterwürfigkeit ebenso wie Überschwänglichkeit.

Formulieren Sie verständlich in vollständigen Sätzen, ohne unnötige Fachworte.

Eine klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und ermöglicht es den Empfängern, Ihre Nachricht ohne Schwierigkeiten zu verstehen. Begründen Sie Entscheidungen oder Sachverhalte, um Transparenz zu schaffen.

Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Kürze, um die Effektivität Ihrer Nachricht zu maximieren.

Strukturierung durch Absätze

Wenn Ihr Anliegen etwas länger ist, setzen Sie nach vier bis fünf Zeilen einen Absatz. Dies verbessert die Lesbarkeit und erleichtert das Verständnis Ihrer Nachricht. Die Strukturierung in klare Absätze verhindert auch, dass Ihre E-Mail als unübersichtlich wahrgenommen wird.
Zudem können Stichpunkte oder Aufzählungen dabei helfen, die Informationen übersichtlicher zu gestalten.

Wichtig: die korrekte Schlussformel am Ende Ihrer E-Mail

Wie verabschiede ich mich passend in einer E-Mail?

Auch wenn viele Menschen die Abkürzung "MfG" mittlerweile als angemessen empfinden, plädieren wir vom GMX Blog doch für die ausgeschriebene Abschiedsvariante "Mit freundlichen Grüßen". Die Verabschiedung in ganzen Worten am Ende der E-Mail trägt dazu bei, den richtigen, respektvollen Ton zu setzen. Bei Abkürzungen allgemein empfehlen wir Ihnen, diese sparsam einzusetzen. Um der Höflichkeit willen, aber vor allem, da nicht jeder mit jeder Abkürzung etwas anzufangen weiß.

"Mit freundlichen Grüßen" ist eine sichere Option für formelle Kontakte, während informellere E-Mails mit "Viele Grüße" oder "Beste Grüße" abgeschlossen werden können.

Tipp: Wenn Ihre E-Mail einen professionellen Eindruck hinterlassen soll, insbesondere bei beruflichen, ernsten oder bürokratischen Angelegenheiten, fügen Sie Ihre Signatur hinzu. Name, Job-Titel usw. runden Ihre E-Mail ab und verleihen dem Ganzen zusätzlich einen seriösen Charakter. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre individuelle Signatur für Ihre E-Mails einrichten.

Beispiel: Wie schreibe ich eine korrekte formelle E-Mail?

Ein Beispiel für eine sachliche und höfliche formelle E-Mail wäre:
Im gezeigten Beispiel wird direkt klar,

• wer die E-Mail schreibt
• was ihr Anliegen/Ihre Zielsetzung ist
• wo weiterführende Informationen zu finden sind (Anhang)

Durch die klare Formulierung kann die Adressatin der E-Mail die Sache schnell korrekt einzuordnen.

Dos und Don'ts bei E-Mails

Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, ist es wichtig, die Grundlagen zu beachten. Hier ein kurzer Überblick, worauf Sie vor allem bei geschäftlichen oder formellen E-Mails außerdem noch achten sollten und von welchen Dingen Sie bei E-Mails eventuell absehen sollten:

1. Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion: Auch wenn es einmal schnell gehen muss, vermeiden Sie dringend Fehler in geschäftlichen E-Mails. Diese wirken unhöflich und nachlässig. Verzichten Sie auf Großbuchstaben oder gar Ausrufezeichen, um Wichtiges zu betonen.
2. Emoticons und Ironie: Smileys gehören nicht in geschäftliche Mails. Das gilt auch für Ironie oder Sarkasmus. Nicht jeder versteht im Zweifelsfall, was Sie wirklich meinen.
3. Nur wirklich wichtige E-Mails mit hoher Priorität markieren
   Priorisieren Sie bitte nur inhaltlich besonders wichtige E-Mails mit der Priorität "hoch". Sonst bekommt das Ganze schnell einen inflationären Touch. Zudem lässt Sie das schnell auch unprofessionell wirken. Wie Sie Ihre E-Mailsbei GMX bei Bedarf als hoch priorisieren, zeigt Ihnen dieser Tipp.
4. Lesebestätigung senden: Psychologisch gesehen können E-Mails, die mit einer Lesebestätigung ausgestattet sind, aufdringlich wirken und den Eindruck der Kontrolle vermitteln. Wägen Sie daher genau ab, wann Sie den Nachweis bei Ihren E-Mails integrieren.
5. E-Mail-Anhänge: Überprüfen Sie, ob die richtigen Dateien angehängt sind. Verwenden Sie eher PDFs als Word-Dateien, um sicherzustellen, dass alle Empfänger das Gleiche sehen. Denken Sie auch an die Dateigröße – weniger ist mehr.
6. Nachtrag und ergänzende Hinweise in Ihrer E-Mail: Wenn Sie sich fragen, wie Sie ein "PS" – Postskriptum – in einer E-Mail schreiben: Setzen Sie die beiden Großbuchstaben "PS:" ganz ans Ende Ihrer E-Mail und formulieren Sie Ihre ergänzenden Informationen in einem kurzen Satz. Bei privaten oder halbformellen Geschäftsmails kann ein solcher Zusatz charmant sein oder persönlich wirken. Bei formellen Anschreiben sollte man aber eher davon absehen und lieber auf eine alternative Formulierung ausweichen wie "Abschließend noch ein Hinweis …"
7. Antwortzeit: Es zeugt von Höflichkeit, Mails idealerweise innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Wenn Sie nicht sofort dazu kommen, geben Sie Bescheid, wann Sie sich damit befassen können. Wichtig: Stellen Sie für den Fall Ihrer Abwesenheit (z. B. bei Krankheit) eine Abwesenheitsnotiz ein. Tipps für formelle und informelle Abwesenheits-Mails und wie Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen, zeigt Ihnen dieser Tipp.
8. Irrelevante Inhalte: Eine E-Mail, die für den Empfänger keine relevanten Infos enthält, sollte besser nicht verschickt oder weitergeleitet werden. Sie kostet den Empfänger/die Empfängerin Zeit und Nerven. Beachten Sie dies insbesondere auch, wenn Sie Kontakte in Ihren E-Mails auf CC/BCC setzen.
9. Kettenbriefe: Kettenbriefe beinhalten häufig fehlerhafte oder gefälschte Fakten und tragen zur Desinformation bei. Zudem können sie auch gefährliche Phishing-Links transportieren Bedenken Sie auch dies, bevor Sie etwas weiterleiten. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Vor dem E-Mail-Versand: bitte nochmal alles checken

Bevor Sie Ihre E-Mail endgültig versenden, nehmen Sie sich Zeit für einen abschließenden Check: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail alle erforderlichen Informationen enthält. Unvollständige Nachrichten können zu einem Mail-Ping-Pong führen. Überprüfen Sie die E-Mail außerdem sorgfältig auf Tippfehler und Unklarheiten, da diese Ihre E-Mail unprofessionell wirken lassen. Eine gut formulierte E-Mail vollständig und fehlerfrei zu versenden, ist zudem auch eine Form der Wertschätzung. Es signalisiert dem Empfänger, dass Sie sich mit Ihrer E-Mail bewusst Mühe gegeben haben.

Achten Sie zuletzt darauf, den E-Mail-Betreff klar und prägnant zu formulieren, um den Inhalt der Mail zu verdeutlichen.

Tipp: Fügen Sie die Adressaten/Empfängerinnen Ihrer E-Mail erst ganz am Ende ein. So verhindern Sie, dass Sie die E-Mail versehentlich zu früh abschicken. Klicken Sie dazu auf das kleine Feld mit dem Adressbuch-Symbol neben dem "An"-Feld, um die Person, an die Ihrer E-Mail gerichtet ist, direkt aus dem Adressbuch auszuwählen. Alternativ tippen Sie den Namen oder E-Mail-Adresse einfach in die Adresszeile ein.

Sind die Kontaktdaten bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, hilft Ihnen die praktische Auto-Vervollständigung bereits nach dem ersten Buchstaben weiter, indem Sie die möglichen Namen direkt per Drop-Down-Menü auswählen können. Jeder weitere Buchstabe, den Sie eingeben, "verfeinert" die Auswahl.
 
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