Darum lohnt sich eine E-Mail-Signatur

  Von Kieran – Lesedauer: 3 Min.

  Eine E-Mail-Signatur ist ein im Vorhinein festgelegter Text, der automatisch am Ende jeder neuen E-Mail eingefügt wird. Sie dient als Ihre digitale Unterschrift und sorgt dafür, dass wichtige Informationen wie Name, Funktion und Kontaktdaten immer mitgesendet werden.

Darum sollten Sie eine E-Mail-Signatur erstellen:
 

• Sie vermittelt einen seriösen Eindruck. Eine vollständige Signatur mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten verleiht Ihrer Nachricht automatisch Kompetenz und Struktur.
• Sie spart Zeit. Wenn Sie täglich viele E-Mails schreiben, kann es hilfreich sein, wiederkehrende Angaben wie eine Grußformel oder Ihre Telefonnummer nicht jedes Mal händisch ergänzen zu müssen.
• Sie sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild. Besonders im beruflichen Kontext trägt eine feste Signatur zum Wiedererkennungswert Ihrer Person oder Ihres Unternehmens bei.
• Sie vereinfacht die Kommunikation, da häufig benötigte Informationen wie Ihre Adresse oder Telefonnummer immer direkt mitgesendet werden. Dadurch werden überflüssige Rückfragen vermieden.

Wie kann ich eine digitale Signatur bei GMX erstellen?

Eine E-Mail-Signatur bei GMX einzurichten ist ziemlich unkompliziert und schnell gemacht:
 

1. Öffnen Sie zunächst Ihr GMX Web-Postfach und klicken Sie dann auf das Zahnrad-Symbol, um zu den Einstellungen zu gelangen.
2. In der linken Menüleiste finden Sie nun unter „E-Mail“ den Unterpunkt „E-Mail schreiben“.
3. Unter „Signatur“ können Sie nun Ihre persönliche E-Mail-Signatur eingeben.
4. Klicken Sie auf „Speichern“ – fertig!

E-Mail-Signatur in der GMX App einrichten

Selbstverständlich können Sie Ihre persönliche E-Mail-Signatur auch in der GMX App erstellen. Öffnen Sie dafür Ihre Einstellungen durch einen Klick auf Ihre Initialen oben links in Ihrem Postfach. Unter „Einstellungen“ finden Sie nun „Signatur“.

So können Sie Ihre Outlook Signatur ändern

Auch andere E-Mail-Anbieter bieten die Möglichkeit, eine Signatur zu erstellen. Wenn Sie Ihre Signatur beispielsweise in Outlook erstellen möchten, können Sie das in wenigen Klicks erledigen.

Outlook für Windows

1. Tippen Sie auf „Datei“ und „Optionen“.
2. Unter „E-Mail“ finden Sie nun „Signaturen…“.

Microsoft Outlook auf dem Handy

1. Öffnen Sie Ihre App und klicken Sie oben links auf Ihr Profilbild.
2. Über das Zahnrad-Symbol gelangen Sie in Ihre Einstellungen.
3. Tippen Sie nun auf „Signatur“.

In beiden Fällen können Sie nun Ihre individuelle E-Mail-Signatur erstellen. Gleichzeitig finden Sie hier auch verschiedene Optionen, um den Stil der Signatur durch Schriftart, Schriftgröße oder Fettschreibung anzupassen.

Wie sollte eine E-Mail-Signatur aussehen?

Unabhängig davon, wo Sie Ihre E-Mail-Signatur einrichten, sollte diese grundsätzlich immer nach einem ähnlichen Schema aufgebaut sein. Diese Angaben sind für die Empfänger grundsätzlich von Interesse:
 

• Eine Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, damit Sie diese nicht jedes Mal neu eintippen müssen.
• Ihr Vor- und Nachname, damit der Empfänger sofort weiß, von wem die E-Mail stammt.
• Das Unternehmen und gegebenenfalls Ihre Position. Zumindest, wenn die E-Mail geschäftlich ist.
• Ihre Kontaktdaten: beispielsweise Ihre Telefonnummer oder die Adresse Ihrer Webseite.
• Ihre Adresse. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden oder Partnern haben.

Gestalten Sie jetzt Ihre E-Mail-Signatur und verleihen Sie Ihren E-Mails damit einen noch professionelleren Anstrich!

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