Alles Wichtige über E-Mail-Anhänge

  Von Kieran – Lesedauer: 3 Min.

  Ob Bewerbungen, Rechnungen oder Urlaubsfotos: All diese Dinge versenden wir regelmäßig als E-Mail-Anhang. Doch so praktisch diese E-Mail-Funktion auch ist, so oft passieren hier auch kleine Fehler: Der Anhang wird vergessen, es wird das falsche Format gewählt oder die Datei ist als Attachment schlicht zu groß.

Ebenso eine echte Herausforderung beim Thema E-Mail-Anhänge: Cyberkriminelle verschicken ihre betrügerischen E-Mails mit verseuchten Anhängen. Einmal angeklickt, hat man die Schadsoftware auf dem Rechner.

In diesem Artikel erfahren Sie Wissenswertes für Ihren täglichen, souveränen Umgang mit E-Mail-Anhängen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie typische Fehler bei E-Mail-Anhängen vermeiden und sich außerdem gegen gefährliche Anhänge – Stichwort Phishing – schützen können.

Wie formuliere ich eine E-Mail mit Anhang?

E-Mail fertig geschrieben, jetzt fehlt eigentlich nur noch der Anhang. Doch sollte man den im E-Mail-Text unerwähnt lassen? Auf keinen Fall: Wenn Sie einen Anhang mit einer E-Mail versenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie im Text der Mail immer auch explizit auf den Anhang hinweisen.

Denn erstens ist es höflich, nicht einfach kommentarlos ein Dokument bzw. eine Datei an jemanden zu versenden (vor allem im beruflichen Umfeld). Und zweitens kann der E-Mail-Anhang je nach E-Mail-Programm vom Empfänger auch leicht übersehen werden.

Aber wie weist man am besten auf einen E-Mail-Anhang hin?

Tatsächlich sind Formulierungen wie "Im Anhang finden Sie …" oder "Anbei übersende ich Ihnen…"  gängig und werden sofort verstanden. 
 

Anhang vergessen – was tun?

Es ist ein Klassiker: Sie verschicken eine E-Mail und merken erst nach dem Klick auf "Senden", dass der Anhang fehlt.

Das ist im ersten Moment natürlich unangenehm, aber keine Bange: Da es wirklich fast jedem schon einmal passiert ist, reagieren Sie am besten schnell und senden direkt eine zweite E-Mail mit dem Anhang hinterher.

Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:
 

• Entweder Sie schicken die ursprüngliche Nachricht noch einmal, diesmal inklusive Anhang, und fügen einen kurzen Hinweis hinzu, dass Sie diesen ergänzt haben.
• Oder Sie verfassen eine neue kurze und freundliche Nachricht, in der Sie erklären, dass der Anhang in der letzten Mail vergessen wurde und nun nachgereicht wird.

Wie groß darf ein E-Mail-Anhang sein?

Die meisten E-Mail-Dienste erlauben nur begrenzte Anhanggrößen. Bei GMX FreeMail stehen Ihnen zum Beispiel pro Mail bis zu 20 MB kostenloses E-Mail-Volumen für Ihren Anhang zur Verfügung. Wer mehr braucht, kann das Limit leicht auf 50 oder sogar 100 MB erweitern.

Möchten Sie dennoch größere Anhänge versenden, lohnt sich die Nutzung der GMX Cloud. Dort können Sie Dateien bequem ablegen und per Freigabelink mit anderen teilen. Sogar lange Videos oder ganze Ordner!

Auch wenn PDFs das gängigste Dateiformat für Anhänge sind, gibt es Situationen, in denen ein anderes Format sinnvoll sein kann, zum Beispiel ZIP-Dateien. Diese bündeln mehrere Dateien zu einer einzigen und helfen so, größere Anhänge zu verkleinern. Wie das Komprimieren von E-Mails funktioniert und wie auch Sie ZIP-Dateien nutzen können, erfahren Sie hier.

Warum ist eigentlich PDF als Format so beliebt?

PDF-Dateien sind das gängigste Format für E-Mail-Anhänge und das aus gutem Grund. Zum einen sind sie universell kompatibel: Egal welches Betriebssystem oder Gerät Sie nutzen, PDFs lassen sich in der Regel ohne zusätzliche Software öffnen.

Außerdem bleiben Seitenlayouts und Formatierungen erhalten und werden nicht, wie bei anderen Formaten wie DOCX von Word, verzerrt, wenn sie auf einem Gerät ohne passende Anwendung geöffnet werden. Darüber hinaus werden Dateien oft kleiner und somit effizienter für den Versand.

Und ganz wichtig: Die Authentizität und Sicherheit der Dokumente wird durch digitale Signaturen und das Verhindern von Änderungen gesichert.

Wie kann ich einen Anhang an eine E-Mail anhängen?

Eine E-Mail mit Anhang zu versenden, ist ganz einfach. Wenn Sie das Fenster zum Verfassen einer neuen Nachricht öffnen, finden Sie, wie bei GMX, in den meisten E-Mail-Programmen ein Büroklammer-Symbol. Tippen Sie darauf, können Sie Dateien von Ihrem Computer oder Smartphone auswählen und anhängen.

Alternativ können Sie die gewünschte Datei auch per Drag & Drop (Ziehen und Loslassen) direkt in das Nachrichtenfenster ziehen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig versenden möchten.
 

E-Mail-Anhänge speichern

Sie haben eine E-Mail mit großem Anhang (z. B. hochauflösenden Fotos) erhalten, müssen aber auf Ihr Speicherplatzlimit achten? In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, den Anhang einfach in Ihrer GMX Cloud zu sichern und die E-Mail dann einfach zu löschen.

Sicherheit bei E-Mail-Anhängen

Zum Schluss, und das kann man wirklich nicht oft genug betonen: Seien Sie bei E-Mails und darin befindlichen Anhängen immer besonders vorsichtig! Egal ob Phishing oder Trojaner: Cyberkriminelle lassen keine Möglichkeit ungenutzt, um an Ihre persönlichen Daten zu gelangen, oder Malware auf Ihren Rechner einzuschleusen.

Öffnen Sie deshalb nur Dateien von Absendern, denen Sie wirklich vertrauen. Und achten Sie stets genau auf die Absenderadresse, um sich vor Spoofing zu schützen.
So sind Sie auch im Extremfall gut geschützt und bieten Cyberkriminellen wenig Angriffsfläche.

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