E-Mails mit KI schreiben: Was sind die besten Prompts?

  Von Nicole – Lesedauer: 6 Min.

 
E-Mails schreiben: Das war früher oft ein echter Kraftakt. Wie oft saß man da und haderte mit der richtigen Formulierung. Heute dagegen verfassen ChatGPT und Co. im Nu professionelle E-Mails, ganz egal für welchen Zweck.

Ob es um eine Beschwerde-Mail, ein Bewerbungsschreiben oder um einen Newsletter für eine spezielle Zielgruppe geht. Die KI kann es. Sachlich auf den Punkt, höflich im Ton oder wenn es der Anlass erfordert auch empathisch-zuvorkommend oder sogar mit einer Prise Humor. Geht man das Ganze richtig an, ist die Zeitersparnis enorm.

Doch bevor wir gleich zeigen, wie das mit den KI-generierten E-Mails genau geht: Werfen wir kurz einen Blick auf aktuelle Entwicklungen bei ChatGPT. Denn hier gibt es Neues zu berichten.

Welche Version von ChatGPT ist die aktuelle in 2026?

Seitdem ChatGPT im Jahr 2022 als KI-Tool seinen weltweiten Siegeszug angetreten hat, hat sich so einiges getan. Update folgte auf Update, der Funktionsumfang stieg, und nun fragen Sie sich berechtigterweise "Welche Version von ChatGPT ist die aktuelle?"

Tatsächlich ist seit dem 03.03. 2026 die neue Version von ChatGPT auf dem Markt: GPT-5.3 Instant gibt es sowohl in der kostenfreien als auch in der kostenpflichtigen Pro-Variante.Open AI zufolge ermöglicht GPT-5.3 Instant einen besseren, insgesamt flüssigeren Chat-Flow als der Vorgänger GPT-5.2.

Dieser, so die häufig geäußerte Nutzerkritik, habe Fragen bei bestimmten Themen abgelehnt oder übermäßig belehrend bzw. übervorsichtig geantwortet. Dank des jüngsten Updates scheint diese Hürde nun also behoben und so steht einem dynamischen Dialog mit der KI steht nichts im Wege.

E-Mails mit KI schreiben: Top5 Anwendungsbeispiele

Schauen wir uns also an, für welche Fälle sich die KI beim Thema E-Mail schreiben besonders gut eignet: Hier sind fünf beliebte Möglichkeiten, wie ChatGPT und andere Künstliche Intelligenzen zur Optimierung von E-Mails genutzt werden können:
 

1. No-Fluff-E-Mails: Inhalte lassen sich präzisieren komplexe Sachverhalte werden gekürzt und auf den Punkt gebracht.
2. Tonalität anpassen: ChatGPT kann allzu ernste Mails vom Ton her entschärfen und freundlich-konstruktiv gestalten, aber auch formeller oder direkter umschreiben.
3. Passende, effektive E-Mail-Betreffs: Für bereits geschriebene E-Mails können prägnante passende Betreffzeilen erstellt werden.
4. Formulierung schwieriger E-Mails: Unterstützung beim schnellen Verfassen von "heiklen" E-Mails, wie etwa Beschwerden, Absagen oder Gehaltsverhandlungen.
5. Zielgruppengerechte Botschaften: ChatGPT wird im E-Mail-Marketing sehr häufig zum Verfassen von zielgruppenorientierten Kunden-Newslettern verwendet.

Übrigens: ChatGPT kann auch auf E-Mails antworten. Wie es geht, erfahren Sie weiter unten im Text.

Was ist ein Prompt bei ChatGPT?

ChatGPT ist ein dialogorientierte Chatbot, der auf generativer KI beruht – und der auf eine präzise Fragestellung angewiesen ist. Merke: Ist die Frage schlecht formuliert bekommen Sie vermutlich eine Antwort, die zu oberflächlich oder gar falsch ist. 

Damit das nicht passiert und Sie die gewünschten Informationen erhalten, kommen an dieser Stelle "Prompts" zum Einsatz.

ChatGPT Prompts, kurz erklärt:

Sie fragen sich: Was bedeutet Prompt bei ChatGPT? Nun, Prompts bei ChatGPT und anderen KI-Chat-Programmen sind zum einen wie eben erwähnt konkrete Fragestellungen. Es können aber auch bestimmte Eingaben oder Befehle sein.

Kurz gesagt: Prompts sind wie Anleitungen bzw. idealerweise wie ein gut formulierter Auftrag. Prompts leiten die KI in die richtige Richtung. Entscheidend für die Qualität der Ergebnisse ist aber immer eine präzise, eindeutige Formulierung.

Wichtige Tipps, bevor Sie Ihren E-Mail-Prompt gestalten

Vermitteln Sie der KI genau, was Sie von ihr verlangen. Folgende Überlegungen können helfen, damit ChatGPT Ihnen den gewünschten Inhalt in der passenden Tonalität liefert:
 

• Aus wessen Perspektive soll geschrieben werden?
• Welche Tonalität ist gewünscht?
• Um welches Thema geht es?
• Wer sind die Adressaten?

ChatGPT Prompt-Stile und -Techniken

Schauen wir uns einige gängige Prompt-Techniken bzw. -Stile mit Beispielen an. Sie können Ihnen helfen, präzisere E-Mails zu schreiben: 
 

• Rollenbasiert: "Verhalte dich, als ob ..." hilft dem Chatbot zu verstehen, welche Rolle Sie ihm zuweisen und welche Art von Inhalt er für Sie generieren soll. Zum Beispiel: "Handle als erfahrener E-Mail-Marketing-Manager und erstelle mir eine kurze, knackige Kampagnen-Mail für einen Osterrabatt von 25%." 

 

• Direkte Anweisung: "Erstelle für diese E-Mail eine passende Betreffzeile, die …:" Ihre E-Mail ist bereits fertig, jetzt braucht es nur noch einen griffigen E-Mail-Betreff, der bestimmte Anforderungen erfüllen soll? Versuchen Sie es beispielsweise mit: "Erstelle für diese E-Mail eine kurze passende Betreffzeile, die neugierig macht, ohne aggressiv-werblich zu klingen." 

 

• Beispiel-basiert: "Bitte erstelle mir auf Basis dieser E-Mail eine E-Mail, die …". Hier erhält die KI ein Beispiel, um das gewünschte Format oder den Stil zu verstehen und auf eine neue E-Mail anzuwenden.

 

• Optionen-Anforderung: "Erstelle mir zwei E-Mail-Varianten, die sich von der Tonalität her unterscheiden." Lieber locker oder doch formell? Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie ChatGPT um zwei verschiedene Versionen. Zum Beispiel: "Ich muss eine unbezahlte Rechnung nachverfolgen. Bitte erstelle mir zwei E-Mail-Versionen dazu: eine formelle, sachliche E-Mail und eine, die freundlich-empathisch klingt, aber trotzdem klar zum Punkt kommt."

 

• Problem- und kontextbasiert: "Folgendes Problem …:" stellt das Szenario dar, damit die KI eine relevante Antwort geben kann. Zum Beispiel: "Folgendes Problem: Ich habe einen wichtigen Projekttermin versäumt und benötige nun eine E-Mail, in der ich die Verantwortung übernehme und um einen zeitnahen Nachholtermin bitte.“

 

• Unterstützend: Fragen Sie proaktiv, welche Informationen die KI benötigt, um die Aufgabe zu erfüllen. Z. B.: "Ich brauche Hilfe beim Verfassen einer Spenden-E-Mail. Sag mir, welche Informationen Du konkret dafür brauchst." Anschließend können Sie den Chat mit den angeforderten Informationen fortsetzen. 

 
Nützliche Prompts für Ihre E-Mail-Kommunikation

Neben den oben genannten Prompt-Stilen und -Techniken haben wir hier auch ein paar praktische Prompt-Beispiele für Ihren E-Mail-Alltag zusammengestellt:
 

• Antwort-E-Mail verfassen: Geben Sie dazu zunächst die Ursprungs-Mail in das Textfeld ein und nennen Sie die Aspekte, die in Ihrer E-Mail-Antwort enthalten sein sollen. Z. B.: "Erstelle mir für diese E-Mail eine höfliche kurze Antwort-E-Mail, in der ich den Terminvorschlag aus gesundheitlichen Gründen ablehne. Bitte zeitnah um einen neuen Termin.

 

• E-Mail kürzen: Zu viele Details, zu viele Absätze? Hier könnte der folgende Prompt helfen: "Bitte reduziere die folgende E-Mail auf maximal zwei Absätze. Achte jedoch darauf, dass (Thema/Aspekt XY) enthalten bleibt."

 

• Tonalität anpassen: Ihre E-Mail klingt irgendwie eine Spur zu nett und oder andersherum: zu streng? Hier könnte Folgendes passen: "Bearbeite diese E-Mail so , dass Sie konstruktiv im Ton ist und zugleich eine professionelle Distanz wahrt."

 

• Grammatikprüfung: Bitte unterziehe diese E-Mail einer Rechtschreib- und Grammatikprüfung und liefere mir bei Passagen mit Formulierungsschwächen eine alternativen Textvorschlag.

Was Sie generell bei der Nutzung von ChatGPT beachten sollten

Bevor Sie KI als E-Mail-Assistenten einsetzen, hier ein paar wichtige Hinweise: 

Achtung: Zu perfekte Mails können verräterisch sein

KI-generierte E-Mails können schnell auch zu glatt, zu perfekt wirken. Weicht der Schreibstil Ihrer E-Mail zu sehr von Ihrer sonstigen Art zu schreiben ab und klingt unnatürlich, kann Ihnen das unter Umständen auf die Füße fallen: Vorwürfe wie "Faul, unpersönlich …" sind die mögliche Folge.

Besonders bei persönlichen Kontakten oder im Bewerbungsverfahren sollten Sie KI-generierte E-Mails (bzw. Textpassagen) immer nochmal einem Check unterziehen und ggf. nachjustieren. Entweder, indem Sie selbst Hand anlegen.

Noch besser aber ist es, die KI gleich zu Chatbeginn zu bitten, die E-Mail entsprechend ohne KI-Floskeln oder KI-Buzzwords und in einem menschlichen Tonfall zu verfassen.
Helfen können hier auch sogenannte "negative Prompts", mit denen Sie der KI sagen, was Sie genau nicht möchten, z. B. "vermeide Fachjargon".

Sensible Daten: besser schützen

Natürlich müssen Sie ChatGPT mit ausreichend Informationen füttern, um eine nützliche Antwort zu erhalten. Aber geben Sie keine sensiblen Informationen an, denn protokolliert die Sitzungen und zieht sie unter Umständen zur Verbesserung der KI heran. Um auf Nummer sicher zu gehen, nutzen Sie Platzhalter für personenbezogene oder anderweitige kritische Daten.

Richtigkeit von Informationen

Mit der Genauigkeit und dem Wahrheitsgehalt von Inhalten ist es bei KI-Chatbots generell so eine Sache. Bei unzureichendem Kontext oder fehlender Datengrundlage können sie irren oder sogar richtig halluzinieren, also auch völlig unsinnige Inhalte generieren.

ChatGPT klingt zwar immer allwissend, aber letztlich generiert es einfach nur Antworten auf der Grundlage von Datenmustern. Überprüfen Sie die Antwort daher immer noch einmal durch eigene Recherche, oder fragen Sie die KI, auf welcher Grundlage Sie zu dieser Aussage kommt. 
 

KI und der Umweltfaktor

Bedenken Sie bei der Nutzung von ChatGPT und anderer KI immer auch, dass bei jedem Prompt CO₂ freigesetzt wird. Und zwar im Schnitt um das Zehnfache mehr als bei einer normalen Google-Anfrage. Erfahren Sie hier mehr dazu.
   

Lesetipp der Redaktion: Generelle "zeitlose" Tipps rund um das Thema "E-Mails schreiben" finden Sie in unserem "E-Mail-Knigge".

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