- Wer seine Wohnräume aufgrund einer Notsituation schnell verlassen muss, sollte immer daran denken, Dokumente wie den Pass, den Führerschein oder andere wichtige Unterlagen mitzunehmen.
- Denn kommt es zum Verlust wichtiger Papiere, können diese mitunter nicht so einfach wiederbeschafft werden.
- Im Artikel finden Sie eine Übersicht, welche Nachweise in eine Notfall-Dokumentenmappe gehören.
Egal ob Hochwasser, Feuer oder eine sonstige Notsituation: Muss das eigene Zuhause zeitnah evakuiert werden, sollten neben der Familie und dem Haustier wenn möglich auch wichtige Unterlagen in Sicherheit gebracht werden.
Denn Dokumente wiederzubeschaffen kann laut Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe schwierig, in manchen Fällen gar unmöglich sein. Für Arbeitszeugnisse und andere Qualifizierungsnachweise wie beispielsweise Teilnahmebescheinigungen gäbe es kürzere Aufbewahrungsfristen als für Abschlusszeugnisse.
Daher rät das Bundesamt, alle wichtigen Dokumente in einer Dokumentenmappe zusammenzustellen und an einem leicht zugänglichen Ort griffbereit aufzubewahren.
Aufbewahrung im Original
- Familienurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden
- Stammbuch
Aufbewahrung im Original oder als beglaubigte Kopie
- Sparbücher
- Kontoverträge
- Aktien/ Wertpapiere
- Versicherungspolicen, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen
- Einkommenssteuerbescheide
- Qualifizierungsnachweise wie Schul- oder Hochschulzeugnisse
- Nachweise über Zusatzqualifikationen
- Verträge und Änderungsverträge, wie etwa Miet- oder Leasingverträge
- Testament
- Patientenverfügung
- Vollmachten
Aufbewahrung als einfache Kopie
- Personalausweis
- Reisepass
- Versicherungskarte/ Versicherungsbescheinigung
- Führerschein und die Fahrzeugpapiere
- Impfpass
- Grundbuchauszüge
- sämtliche Änderungsbescheide für empfangene Leistungen
- Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, insbesondere Rentenversicherung
- Meldenachweise der Arbeitsämter, Bescheide der Agentur für Arbeit
- Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen
- Mitglieds- oder Beitragsbücher von Verbänden, Vereinen oder sonstigen Organisationen
Dokumente sollten auch digital gesichert werden
Neben dem Anlegen einer Dokumentenmappe sei es laut Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe außerdem sinnvoll, Kopien wichtiger Dokumente auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick zu sichern und an anderer Stelle zu hinterlegen, beispielsweise bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach. Achten Sie darauf, dass die Speichermedien vor Sonne und Nässe geschützt aufbewahrt werden.
Und so geht's: Scannen Sie die Dokumente ein und speichern Sie diese im Anschluss unter einer einheitlichen und sinnvollen Betitelung ab. Achten Sie dabei darauf, die Dokumente als gängige PDF-Datei abzuspeichern. Für eine bessere Übersicht können auch passende Ordner erstellt werden. Achten Sie zusätzlich darauf, die Jahreszahl, den Monat und die genaue Bezeichnung im Namen mitaufzunehmen.
Beispiel: 2022_04_Reisepass_GabiMustermann
Daten in der Cloud sichern
Ebenfalls möglich ist das Abspeichern der Dokumente in einer Cloud, also einem externen Server. Dabei werden die Daten auf den Server eines Cloudanbieters hochgeladen. Später können die Dateien dann beliebig wieder abgerufen werden, was besonders hilfreich ist, wenn es zum Verlust von Smartphones oder dem Computer kommt, beispielsweise durch Diebstahl, einem Brand oder einem Hochwasserschaden.
Nutzerinnen und Nutzer können dabei selbst entscheiden, wer Zugriff auf die Daten erhält. Die Nutzung privater Cloudspeicher ist bei vielen Anbietern bis zu einer gewissen Datengröße kostenlos – darüber hinaus muss monatlich eine festgelegte Gebühr entrichtet werden.
Generell gilt: Lesen Sie sich vor der Nutzung einer Cloud die allgemeinen Geschäftsbedingungen durch und wählen Sie einen Anbieter aus Deutschland oder Europa, da dort das deutsche oder europäische Datenschutzrecht gilt.
Kann ich meine Dokumente bei einem Verlust neu beantragen?
Sind die Dokumente erst mal weg, wird es recht mühsam, sie wiederzubeschaffen. Dies ist nicht nur mit Zeit, sondern auch Kosten verbunden. Hier eine Übersicht, wo die einzelnen Dokumente neu beantragt werden können:
- Personalausweis oder Reisepass: Bürgeramt der Stadt oder bei der Verbandsgemeinde
- Führerschein: Stadt- oder Kreisverwaltung
- Fahrzeugpapiere und Zulassungsbescheinigungen: Zulassungsstelle
- Krankenversicherungskarte: Krankenversicherung/Krankenkasse
- Bank- und Kreditkarten: Hausbank (denken Sie bei Verlust oder Diebstahl daran, die alte Bankkarte rund um die Uhr unter der Sperr-Notrufnummer 116 116 sperren zu lassen)
- Schulabschluss-Dokumente: jeweilige Schule / Universität
- Dokumente über den Berufsabschluss: zuständige Stelle, die die Unterlagen zum Berufsabschluss ausgestellt hat
- Zweitschrift des Gesellenbriefs: Handwerkskammer
- Geburtsurkunde: Standesamt des Geburtsortes
Generell gilt: Denken Sie daran, dass Sie für die Beantragung neuer Dokumente häufig ein biometrisches Passbild benötigen.
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