Kugelschreiber, Notizblock, Telefon, Kaffeetasse, Bücher. Wer zu viel auf seinem Schreibtisch liegen hat, kann schnell den Überblick verlieren. Tipps von Aufräumexpertin Marie Kondo und Effizienzexperte Jürgen Kurz, wie am Arbeitsplatz Ordnung herrscht.
Einer der zentralen Punkte beim Ausmisten nach Marie Kondos "KonMari-Methode" ist die Frage: "Does it spark joy?" Was keine Freude weckt, kann weg. Mit ihrem Buch "Joy at work", das sie 2020 gemeinsam mit dem Organisationspsychologen Scott Sonenshein verfasst hat, ist ihr Prinzip nun auch am Arbeitsplatz angekommen.
Von groß nach klein ausmisten
Kondo empfiehlt, den Schreibtisch auszumisten, indem man sich zuerst Büchern, dann Unterlagen und zuletzt "komono" (Kleinkram/Verschiedenes) widmet. Zum Abschluss kommt man auf emotional aufgeladene Gegenstände zurück.
Unterlagen etwa mistet Kondo nach einer Grundregel aus: "Alles aussortieren." Was dann noch übrig bleibt, wird bis zum letzten Blatt in Kategorien eingeteilt und idealerweise hochkant in einem Hängeregister oder in Mappen aufbewahrt. Unerledigtes, das für den jeweiligen Arbeitstag relevant ist, bekommt ein eigenes Fach.
Dingen eine "Heimat geben"
Effizienzexperte Jürgen Kurz ist der Meinung, dass diese Methode im privaten Bereich, zum Beispiel bei Kleidung, gut funktioniert. Am Arbeitsplatz sei es allerdings nicht so einfach zu entscheiden, was wirklich Freude bringt, so der Buchautor ("Für immer aufgeräumt").
Der Experte verfolgt einen eigenen Aufräum-Ansatz. "Jeder hat Bereiche, die aufgeräumt sind - und zwar für immer", erklärt Kurz der die Grundlagen seines Ordnungsprinzips.
Das beste Beispiel sei wohl die Besteckschublade in der Küche: Durch den unterteilten Einsatz haben alle Teile ihren Platz und werden immer wieder dorthin zurückgelegt. "Geben Sie allen Dingen eine Heimat, dann kann nichts herumliegen." Auf den Schreibtisch übertragen, stellt sich die Frage: Was braucht hier eigentlich alles eine Heimat? Für Kurz hat jeder Arbeitsplatz sieben Bereiche.
- Für den Posteingang kann man eine Ablage auf den Schreibtisch stellen. So landet alles Eingehende in der Ablage und nicht überall verteilt.
- Wichtige Infos wie Telefonlisten, die Kostenstellen-Übersicht oder den Dienstplan bewahrt man Kurz zufolge am besten in einem Foliensichtbuch oder einem Schnellhefter auf.
- Für laufende Projekte rät Kurz zu einer Art Wiedervorlage-Mappe mit 31 Fächern. So lässt sich die Mappe mit dem Kalender verknüpfen: Alle Dokumente und Infos zu einem Projekt werden gebündelt am Fälligkeitsdatum einsortiert.
- Projekte im Team können genauso gehandhabt werden. Auf die Projektmappe können alle beteiligten Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig zugreifen.
- Informationsmaterial wie Zeitschriften, die man mal lesen möchte, kommen auf einen Stapel. Ab einer bestimmten Stapelhöhe sollte man die untersten zehn einfach wegwerfen.
- Büromaterial wie Stifte, Locher oder Post-its sollten einen festen Platz bekommen, entweder in einer unterteilten Schublade oder in einem Kästchen auf dem Schreibtisch.
- Die To-do-Liste oder der Kalender darf sichtbar auf dem Schreibtisch liegen.
Organisation spart auf Dauer Zeit
Aber hat man überhaupt etwas davon, wenn der Schreibtisch blitzblank aussieht? Der Spruch 'Das Genie beherrscht das Chaos' stimme einfach nicht, ist sich Ghita Giede, Coach für Organisation und Aufräumen, sicher. Das Aufräumen und Organisieren sei zwar erst einmal viel Arbeit und erfordere täglich Disziplin. Letzen Endes erspare es aber Zeit, weil das Suchen wegfällt.
Giede empfiehlt jedem, zum "Leertischler" zu werden. Auf dem Schreibtisch sollten sich nur die wichtigsten Dinge wie Maus, Tastatur, Telefon, Stift und ein Zettel befinden.
Zum Sortieren rät sie zu vier Kartons: In einen kommen Dinge, die man verschenken möchte, in einen die Sachen, die man aufheben möchte, in den dritten Dinge, bei denen man noch unsicher ist und in den vierten alles, was entsorgt werden soll. (spot/dpa)
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